SmartAgri anpassar riktlinjerna för hantering av personuppgifter enligt den nya lagstiftningen som träder i kraft 25 maj 2018. Detta innebär en tydligare information om vid vilka tillfällen vi hanterar personuppgifter.
SmartAgri är ett samverkansprojekt mellan Agroväst, Gothia Innovation AB (GIAB) och RISE med Agroväst som projektägare. För att efterleva den nya personuppgiftslagen och därtill följande policy har ett s.k. biträdesavtal tecknats mellan Agroväst och övriga samverkansparter för att säkra efterlevnaden av lagstiftningen.
Data från såväl leverantörer som deltagande företag/startup, vilket krävs för redovisning och rapportering till ingående finansiärer och myndigheter, kommer att lagras hos SmartAgri och i specifika fall hos respektive ingående samverkansparter. All gemensam data i projektet i övrigt hanteras i en gemensam portal för förenklad uppföljning.
SmartAgri registrerar även personuppgifter i de fall detta krävs enligt lagstiftning samt rapportering till våra uppdragsgivare och finansiärer. Vi har också funktioner för nyhetsbrev och inbjudningar till nätverksträffar och evenemang. SmartAgris personuppgifter är både analoga och digitala. All digitaldata sparas på servrar som lyder under svensk lagstiftning.
Vid våra evenemang där vi samlar in anmälningar i förväg eller sänder runt deltagarlistor under evenemanget skapas deltagarlistor. Dessa listor används inte till annat syfte än att dokumentera antalet deltagare för just det evenemanget. Deltagarlistan används för att efteråt sända utvärderingsfomulär och för projektdokumentation. Deltagarlistorna arkiveras analogt och digitalt hos SmartAgri under max 10 år, därefter förstörs materialet. De personuppgifter vi vanligtvis samlar in på detta sätt är namn, företag, adress, telefonnummer och email adress.
Varje företag och Startup tecknar tre avtal med SmartAgri innan det företagsspecifika projektet startas. Det ett konkurrensavtal för att skydda företagets idé, ett avtal gällande samtycke enligt GDPR samt ett avtal gällande försumbart stöd. Dessa avtal lagras hos SmartAgri
Vid anmälan till våra evenemang, nätverksträffar och företagsanalyser begär vi in samtycke för vår personuppgiftspolicy. Vid begäran av radering, måste part skriftligen eller via mail begära radering innan sådan företas. När den är gjord återsänds ett mail till parten om att ej lagstadgad eller av myndighet på annat sätt krävde data har raderats.
Våra projekt behöver på olika sätt dokumenteras bl.a. genom att fotografera gruppbilder från våra evenemang. Dessa fotografier är en del av vår projektdokumentation och i vissa fall används de också som projektpresentation i efterhand, t ex på sociala medier, webbsidor etc. Om vi tar citat och personliga foton tillfrågas personen vid det tillfället. Väljer man att svara nej till samtycke så respekterar vi detta.
